نحرص في موسوعة كوتبول على تقديم محتوى منظم وموثوق، لذلك يجب على جميع الأعضاء الالتزام بالنموذج التحريري المعتمد عند إضافة أي اقتباس أو مؤلف. يهدف هذا النموذج إلى الحفاظ على جودة المحتوى، وضمان وضوح المعنى، وتوحيد أسلوب العرض المعتمد على التحليل الثلاثي.
يجب تحليل كل اقتباس وفق النموذج التالي حصرًا: المفهوم – الرسالة – التطبيق. يتم شرح المعنى مباشرة في عنصر المفهوم لتوضيح الاقتباس حرفيًا، واستخراج المغزى الفكري في عنصر الرسالة لبيان الهدف، وربط الفكرة بسلوك عملي في عنصر التطبيق. يجب الالتزام بأن يكون كل عنصر في سطر واحد فقط يتكون من جملة واحدة تنتهي بنقطة (.)، مع استخدام لغة بسيطة بلا حشو أو وعظ.
يلتزم العضو عند الكتابة باستخدام الفاصلة العربية (،) للفصل بين الجمل، والابتعاد عن التشكيل إلا عند الضرورة القصوى. في حال استخدام تنوين الفتح، يجب وضعه على الحرف الذي يسبق الألف (مثل: سعيًا، هدفًا، عذرًا). يمنع إضافة عناوين جانبية أو شروحات خارج الأسطر الثلاثة لضمان مظهر رسمي وموحد داخل الموسوعة.
يجب اختيار اسم المؤلف بدقة وكتابة نص الاقتباس ووضعه في تصنيفه المناسب مع ذكر المصدر (كتاب، مقال، خطاب). يمنع تكرار الاقتباسات، ويسمح للعضو بإضافة خمسة اقتباسات كحد أقصى يوميًا. تظهر الاقتباسات في حالة "قيد المراجعة" حتى يتم مراجعتها من الإدارة، وفي حالة القبول تظهر "تمت الموافقة"، أما في حالة الرفض فتحذف نهائيًا.
يجب إدخال الاسم الكامل للمؤلف باللغة العربية مع الالتزام بالتهجئة الصحيحة، وإضافة نبذة مختصرة تعرف بإنجازاته ومجاله الأدبي أو العلمي. يشترط لقبول المؤلف أن يكون صاحب أعمال منشورة أو شخصية مؤثرة ذات إنجاز ملموس. يسمح لكل عضو بإضافة مؤلف واحد فقط يوميًا، ولا يمكن تعديل أو حذف بيانات المؤلف بعد اعتمادها لضمان موثوقية قاعدة البيانات.